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LES PRINCIPALES FUITES FINANCIÈRES RH

29 février 2016

A l’heure où tous essaient de convaincre les conseils d’administration du fait que les RH ne sont pas une dépense, mais bien un investissement, cet article détonne peut-être à première vue. Je vous rassure, je suis aussi d’avis que le département RH est fondamental. Je parle simplement des RH en général et du fait qu’en 2016, il est parfaitement possible d’optimiser le retour sur investissements des sommes investies dans notre capital humain. Rappelons que la raison pour laquelle les entreprises peuvent desservir les clients est due aux RH. Donc, pourquoi ne pas s’assurer que chaque dollar investi soit judicieusement utilisé pour rendre les employés plus performants bien sûr, mais aussi plus heureux. Bien évidemment, une bonne partie des coûts RH sont cachés (63 % des coûts[1]) ce qui rend l’exercice d’optimisation difficile, mais non impossible. Voici quelques exemples de types de dépenses RH où cela est prouvé. Il y a forcément place à l’amélioration pour réduire l’argent qui est tout simplement jeté par la fenêtre par bien des organisations.

 

PERTE DES CONNAISSANCES

Cet élément RH n’est pas facile à calculer. Peu de données existent quant au coût réel associé à la perte des connaissances lors du départ d’un employé. Ce que l’on sait toutefois est que 70 % à 80 % des connaissances possédées par les employés sont tacites, c’est-à-dire qu’elles proviennent de l’expérience des employés.[2] Les questions à se poser :

 

PERFORMANCE DES LEADERS

Selon DDI[3] 24 à 39 % des leaders RH sont bons ou excellents ainsi que 32 % à 34 % sont adéquats. Cela nous laisse avec un total de 29 % à 38 % qui sont de sous-performant à passables (21 % à 24 % passable, 8 % à 14 % sous-performant). Bien entendu, la méthodologie n’est pas connue, mais nous pouvons tout de même estimer qu’une entreprise qui a en moyenne 10 cadres payés approximativement 75 000 $ chacun, peut jeter jusqu’à 193 250 $ par année c’est-à-dire plus de 25 % de la masse salariale totale de ses cadres.

 

Sur 10 cadres                          Bons ou excellents     Adéquats               Sous-performants à passables

Performance                                3,15 cadres (31,5 %)        3,3 cadres (33 %)        3,35 cadres (33,5 %)

Tx d’inefficacité moyen est.          10 %                                   30 %                              40 %

Salaire moyen                             80 000 $                            75 000 $                       70 000 $

$ jeté par les fenêtres                25 200 $                             74 250 $                       93 800 $

Total 193 250 $

(Nb cadres x taux d’inefficacité x salaire moyen)

 

La question ultime à se poser est : combien me coûterait le développement des compétences des leaders moins performants ou, carrément, leur remplacement, versus les fuites financières actuelles que l’entreprise assume année après année?

 

PROCESSUS DE LA GESTION DES HORAIRES ET DE LA PAIE

Selon une étude, les entreprises dépensent en moyenne 1 400 $ US par employé pour la gestion de la paie[4]. Par exemple, pour une PME de 100 employés, cela équivaut à 190 000 $/an. Ce que je vous invite à vous demander est : est-ce que l’ensemble des étapes de mon processus de paie a une valeur ajoutée? Ce que l’on observe est que bien souvent, il existe une tonne d’étapes de validation, d’approbation, etc. pour éviter les erreurs. Je vous invite à questionner sur 1) l’efficacité des outils que vous utilisez pour la gestion des horaires et de la paie 2) la disparité des conditions offertes d’un groupe d’employés à l’autre 3) la valeur réelle des erreurs que vous contribuez dans les faits à économiser versus ce qu’il vous en coûte pour les trouver. Il y a fort à parier que le ROI de l’énergie et des sous mis en « contrôle de qualité de la paie » n’en vaut pas la chandelle.

 

RÉTENTION ET NIVEAU D’ENGAGEMENT DES EMPLOYÉS

Quelques faits :

 

Bien que ces chiffres parlent d’eux-mêmes, voici une simulation qui démontre concrètement en $ les fuites associées à cet aspect RH. Les entreprises de 100 employés à un salaire moyen de 40 000 $ par employé perdent (100 x 19,23 $/h x 2 h x 260 jours x 20 % des employés) = 200 000 $/an. Ces chiffres ne tiennent même pas compte du bénéfice par action qui peut aller jusqu’à 4 fois moins que d’autres entreprises, des coûts associés au taux de roulement et des coûts liés à l’absentéisme.

 

RECRUTEMENT

Les coûts moyens de l’embauche d’un employé sont de 3 300 $ pour du personnel administratif, 13 300 $ pour le personnel technique, 17 000 $ pour les gestionnaires et professionnels ainsi que 43 000 $ pour les cadres supérieurs. Parallèlement à cela, le taux moyen estimé de rotation du personnel est de 34 %. Bien entendu, pour certaines entreprises ce taux est beaucoup plus élevé ou bas et pour certaines, nous parlons même de 400 % le premier mois. Considérant ces chiffres, nous pouvons penser qu’une entreprise de 100 employés qui a un taux de roulement de 34 %, i.e. qui embaucherait 17 employés par an devrait substituer le nombre de poste selon la répartition suivante parmi les départs : 6,8 employés administratifs, 5,1 techniciens, 4,25 gestionnaires et professionnels ainsi que 0,85 cadres supérieurs. Pour cette entreprise, les coûts ainsi associés aux pertes en lien avec ces embauches suite aux départs se chiffrent à près de 200 000 $.

ESTIMATION DES COÛTS ANNUELS DE RECRUTEMENT POUR 17 EMPLOYÉS

              Emp. %         Nb qui partent        Coûts d’embauche dus aux départs

Personnel adm.              40 %                6,8                                             22 440 $

Personnel tech.              30 %                 5,1                                              67 830 $

Gest. et profes.               25 %                 4,25                                           72 250 $

Cadres supérieurs           5 %                  0,85                                          36 750 $

Total 200 000 $

 

Combien de ces départs auraient pu être évités en investissant une portion de ces montants en amélioration des processus d’embauche, en amélioration du niveau d’engagement, en formation aux leaders, etc. ?

 

GESTION DU CHANGEMENT

La gestion du changement est l’un des défis de la plupart des entreprises en 2016 et ce, tous secteurs confondus. La concurrence effrénée, les avancées technologiques rapides, les besoins évolutifs des clients font en sorte qu’il est nécessaire, pour la plupart des entreprises, de mettre en place des projets d’amélioration organisationnels. Quelques faits intéressants sur la gestion de projet et du changement :

 

PROCESSUS DE GESTION DE LA PERFORMANCE

Un précédent article traitant spécifiquement de la gestion de la performance a mis de l’avant que les coûts associés par gestionnaire à la gestion de la performance étaient de 7 000 $/an et que concrètement, le taux d’efficacité de ces systèmes est très faible. Je vous invite à consulter l’article en question, mais dans les faits, une entreprise qui mise sur la rétroaction et le coaching performe mieux.

 

Bref, les pratiques actuelles en RH regorgent d’opportunités d’économiser certaines sommes et de les investir dans d’autres aspects des RH qui permettront à l’entreprise de mieux performer.

 

Sylvie Grégoire, MBA, CRHA

Présidente, Totem Performance organisationnelle

 

 

[1] Révéler le véritable coût des RH, À l’intention des directeurs financiers, ADP Research Institute via une étude de PWC

[2] Guide sur le transfert des connaissances, Comité sectoriel de la main d’œuvre en aérospatial.

[3] Ready-Now Leaders : 25 Finfinds to Meet Tomorrow’s Business Challenges, Global Leadership Forecast 2014-2015

[4] Révéler le véritable coût des RH, À l’intention des directeurs financiers, ADP Research Institute

[5] Ready-Now Leaders : 25 Finfinds to Meet Tomorrow’s Business Challenges, Global Leadership Forecast 2014-2015

[6] Combien coûte le taux de désengagement de vos employés? Via Conseil, 2013

[7] Combien coûte le taux de désengagement de vos employés? Via Conseil, 2013

[8] Combien coûte le taux de désengagement de vos employés? Via Conseil, 2013

[9] http://www.conferenceboard.ca/press/newsrelease/13-09-23/les_employ%C3%A9s_absents_co%C3%BBtent_des_milliards_%C3%A0_l_%C3%A9conomie_canadienne.aspx

[10] Change First, étude menée auprès de 2 500 professionnels de la gestion durant une période de 6 à 9 mois à la fin de projets (au sein de 120 organisations de tailles variées)

[11] Comment investir en gestion du changement pour multiplier vos bénéfices, Brio Conseil.

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